La implementación de un programa BPM.

La implementación de un proceso de Buenas Practicas de Manufactura supone una mejora en la productividad de tu empresa. Incorporar la gestión de procesos y que sea validado por un software no es algo sencillo. Sin una adecuada planificación, el proyecto puede tornarse un obstaculo para toda la empresa antes de comenzar a utilizarse.

Por eso es necesario tener en cuanta algunos puntos importantes en el proceso de implementación.

Determinación de requisitos y análisis de procesos.

Estos dos puntos no significan lo mismo, pero es necesario verlos en conjunto porque el análisis de procesos suele omitirse tras la definición de requisitos.

El equipo de IT con los responsables de cada departamento deberían que estar capacitados para elaborar un documento de requisitos básicos.

La adaptabilidad de la herramienta escogida es crítica, por eso la puesta en practica y prueba de la misma puede ocasionar inconvenientes. Por otra parte, muchos de los retrasos en la puesta en marcha de una solución BPM eficiente, pueden corresponder a la ausencia del análisis de los procesos.

Una tendencia que tienen las empresas ante la necesidad de un proceso, es la implementación rápida del mismo y ello puede generar inconvenientes internos.

En fin, la implementación de un BPM tiene como propósito el seguimiento y la optimización de los procesos ya incorporados en la organización, pero ahora, por medio de un sistema automatizado. Si estos no son analizados previamente, estarán perdiendo el tiempo.

Selección de indicadores adecuados.

La elección de los indicadores para medir la eficiencia de los procesos es un punto clave. Por el contrario, escoger los indicadores que no midan adecuadamente los objetivos reales, que el proyecto y la empresa buscan, suele generar problemas.

Puede llegar a comprometer una mejora que funcione con eficiencia, pero esa mejora se va a estar midiendo con parámetros incorrectos.

Documentación de las oportunidades de mejora.

Para una buena identificación de mejora dentro de la organización, es necesario detectar los problemas y debilidades de cada etapa del proceso.

¿Cómo podemos lograr esto?

Diseñando una planilla específicamente para eso, donde se vaya documentando todas las oportunidades de mejora y si cuenta con un software donde se pueda ir comentando cualquier tipo de mejora, es aún más eficiente.

Elección del sistema adecuado.

Muchos proyectos de implementación de un BPM, están condenados a fracasar desde el momento en que se elige el software a utilizar.

El mercado está cada vez mas saturado de ofertas de este tipo de herramientas, que no siempre están alineadas con las necesidades específicas de cada empresa.

Por eso siempre es recomendable disponer de un presupuesto mayor, pero invertir en un sistema desarrollado a medida y que cubra todas estas necesidades.

Participación de todas las áreas.

La incorporación y adaptación de un sistema debería recibir la aprobación de las siguientes áreas:

• Personal usuario, que debe tener en cuenta su día a día con este nuevo flujo de trabajo.
• Departamento IT, a cargo de su mantenimiento.
• Responsables de cada área y cuerpo director, en cuanto a las necesidades funcionales y de negocio que debe satisfacer.
• Personal que puedan llegar a verse afectados por la incorporación del sistema.

En fin, es bueno consultar la opinión, criterio y preferencias de todos estos participantes, que garantizará una asimilación más ágil y tendrá menor resistencia al cambio.

Testing.

El efecto real de un gestor de procesos, solo puede comprobar su buen funcionamiento una vez que se haya puesto en práctica, con el despliegue completo y habiendo realizado sucesivas rondas de optimización. Es decir, es un proceso largo, pero sin embargo siempre es recomendable probar la herramienta de forma progresiva y en entornos de testing donde se destaque claramente su funcionamiento y en poco tiempo se verán los beneficios obtenidos.

Escoger un proceso que no sea crítico para la operatividad de tu empresa, asegura que su gestión sea mas clara y sencilla. Los beneficios de esto son:

1. Reduce los riesgos y garantiza un éxito rápido
2. Vence las objeciones que aun pudieran quedar dentro de la empresa
3. Facilitar la curva de aprendizaje de usuarios y responsables técnicos

Análisis de resultados y optimización de procesos.

Todo proyecto de implementación de una solución BPM, debe guiarse por el valor agregado que genera al negocio. Si no se articula un sistema que pueda medir y comprobar la generación del ROI positivo, todos los esfuerzos habrán sido en vano ya que no se podrán justificar posteriores inversiones.

Establecer una serie de KPIs estratégicos y comprobar resultados de la optimización de los procesos. Una vez que el proceso se haya confirmado, adopta un enfoque de “mejora continua” que guiará en el logro de una mayor eficiencia en la gestión.

Reúne el Dream Team.

La selección de un personal adecuado para desplegar la solución BPM y contribuir a su asimilación por parte del resto de los miembros, tiene un impacto muy positivo.

• Seleccionar al mayor responsable y posterior líder del proyecto, ya que es una persona clave.
• Identificar a los miembros del equipo que ya estén interiorizados con la gestión de procesos y dispongan de capacidad analítica.

Conclusión.

La implementación de un proceso de Buenas Prácticas de Manufactura ayuda a las empresas a obtener un mayor valor comercial, y perfeccionar sus ventajas competitivas. Exige de mucho tiempo de trabajo y planificación, pero la mayoría de estos esfuerzos, si son utilizados eficazmente, generarán notables beneficios dentro de la organización.