¿Cuáles son los problemas más comunes de aseguramiento de la calidad y cómo se puede abordarlos en el laboratorio?

En el ámbito de los laboratorios, la calidad es un factor primordial que impacta tanto en la eficiencia de los procesos como en la confianza de los clientes. Los problemas de aseguramiento de la calidad pueden tener consecuencias graves, desde resultados erróneos hasta costosas repeticiones de pruebas. A continuación, analizaremos los problemas más comunes de aseguramiento de la calidad en los laboratorios y cómo pueden ser abordados eficazmente mediante un sistema de gestión de calidad y un software de gestión para el área de aseguramiento de la calidad.

Problemas Comunes de Aseguramiento de la Calidad en los Laboratorios

Errores Humanos

Los errores humanos son una de las causas más frecuentes de problemas de calidad en los laboratorios. Estos errores pueden incluir desde la transcripción incorrecta de datos hasta la mala manipulación de muestras.
Solución: Implementar un sistema de gestión de calidad que automatice los procesos críticos puede reducir significativamente los errores humanos. Un software de gestión para el área de aseguramiento de la calidad puede registrar y monitorear todas las actividades, reduciendo la posibilidad de errores manuales.

Falta de Estandarización

La falta de procedimientos estandarizados puede llevar a resultados inconsistentes y dificulta la identificación de la causa raíz de los problemas.
Solución: Establecer procedimientos operativos estándar (SOP) y asegurarse de que todos los empleados estén capacitados adecuadamente. Un sistema de gestión de calidad puede ayudar a documentar y seguir estos procedimientos, garantizando que todos los pasos se realicen de manera uniforme.

Problemas en la Trazabilidad

La trazabilidad de las muestras y los resultados son cruciales para la integridad de los datos. La falta de un sistema adecuado puede llevar a la pérdida de información crítica y a la imposibilidad de reproducir los resultados.
Solución: Utilizar un software de gestión para el área de aseguramiento de la calidad que permita el seguimiento detallado de cada muestra, desde su recepción hasta la obtención de los resultados. Esto asegura que cada paso del proceso esté documentado y sea accesible en cualquier momento.

Mantenimiento y Calibración de Equipos

El mal funcionamiento de los equipos debido a la falta de mantenimiento o calibración puede afectar la precisión de los resultados.
Solución: Implementar un programa de mantenimiento preventivo y calibración regular. Un sistema de gestión de calidad puede programar y registrar estas actividades, asegurando que los equipos funcionen correctamente y dentro de las especificaciones requeridas.

Gestión de Datos

El manejo ineficiente de los datos puede resultar en pérdida de información, duplicación de registros y dificultades para acceder a datos históricos.
Solución: Un software de gestión para el área de aseguramiento de la calidad puede centralizar todos los datos en una plataforma accesible y segura. Esto no solo facilita el acceso a la información, sino que también asegura la integridad y la confidencialidad de los datos.

Cumplimiento Normativo

Mantenerse al día con las regulaciones y normas del sector puede ser un desafío, especialmente en industrias altamente reguladas como la farmacéutica y la alimentaria.
Solución: Un sistema de gestión de calidad puede ayudar a garantizar el cumplimiento normativo al proporcionar una plataforma para documentar y seguir todas las normativas aplicables. Además, el software puede actualizar automáticamente los cambios regulatorios, manteniendo al laboratorio en conformidad con las últimas exigencias.

Cómo Abordar Estos Problemas Eficazmente

Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad

Un sistema de gestión de calidad (QMS) es una herramienta fundamental para mejorar la eficiencia y la calidad en los laboratorios. Este sistema proporciona una estructura organizada para gestionar los procesos de calidad, desde la planificación hasta la ejecución y el monitoreo.

Beneficios de un QMS:

• Estandarización de Procesos: Asegura que todos los procedimientos se realicen de manera uniforme y coherente.

• Mejora Continua: Facilita la identificación de áreas de mejora y la implementación de acciones correctivas.

• Cumplimiento Normativo: Ayuda a mantener el laboratorio en conformidad con las regulaciones aplicables.

• Trazabilidad: Proporciona un registro completo de todas las actividades, facilitando la auditoría y la revisión.

Uso de Software de Gestión para el Área de Aseguramiento de la Calidad

El software de gestión para el área de aseguramiento de la calidad es una herramienta crucial que complementa el sistema de gestión de calidad. Este software automatiza muchas de las tareas tediosas y propensas a errores, permitiendo a los laboratorios operar de manera más eficiente y precisa.

Características Clave:

• Automatización de Procesos: Reduce la intervención manual y los errores asociados.
• Integración de Datos: Centraliza toda la información en una única plataforma, facilitando el acceso y el análisis.
• Monitoreo en Tiempo Real: Permite el seguimiento continuo de las actividades y los resultados, proporcionando alertas en caso de desviaciones.
• Reportes y Análisis: Genera informes detallados que ayudan a identificar tendencias y problemas recurrentes.

Caso de Estudio: Implementación de QMS y Software de Gestión en Difem Laboratorios

Para ilustrar cómo un sistema de gestión de calidad y un software de gestión para el área de aseguramiento de la calidad pueden transformar un laboratorio, consideremos el caso de estudio de Difem Laboratorios, que implementó el QMS de Verifarma.

Difem Laboratorios S.A.:

Difem Laboratorios S.A. es una empresa líder en la fabricación y comercialización de productos farmacéuticos para la higiene y desinfección en el mercado hospitalario en Chile. Con más de 30 años de experiencia en investigación y desarrollo, la compañía trabaja bajo estándares internacionales en todos sus procesos. En diciembre pasado, luego de un año desafiante debido a la pandemia de COVID-19, Difem cerró contrato con Verifarma para la adquisición de la solución Verifarma Integrated Solutions, enfocándose en la digitalización de sus procesos de calidad.

Retos Identificados:

• Manejo Manual y en Papel: Difem operaba con un sistema de calidad global manual y basado en papel, lo que generaba ineficiencias en sus cuatro plantas (farmacéutica, cosméticos, industrial y envases plásticos).
• Necesidad de Evolución: La alta demanda debido a la pandemia hizo evidente la necesidad de un sistema más eficiente y moderno para manejar los procesos de calidad.

Solución y Resultados:

• Implementación de Verifarma Integrated Solutions: Difem adoptó la solución de Verifarma que ofrece facilidad de uso, soporte pre y post implementación, modularidad y la posibilidad de integrar futuros módulos como motores de cálculo, manejo de farmacovigilancia, stock de inventarios y la integración con su ERP, SAP.
• Mejora en la Eficiencia: La digitalización de los procesos de calidad permitió a Difem reducir errores, mejorar la trazabilidad y garantizar el cumplimiento normativo.

Testimonios: Felipe Martinez de la Fuente, Jefe de Aseguramiento de la Calidad de Difem, destacó la importancia de la digitalización en su industria, especialmente en el contexto actual. Gabriel Silberleib, Gerente de Ventas de Verifarma para Latinoamérica, y Carolina Nazar, Ejecutiva de Cuentas con foco en Chile, expresaron su satisfacción por poder acompañar a Difem en este desafío crucial.

Impacto de la Implementación:

• Reducción de Errores: Los errores manuales se redujeron significativamente gracias a la automatización.
• Eficiencia Operativa: La centralización de datos y la estandarización de procesos mejoraron la eficiencia operativa.
• Cumplimiento Normativo: Difem logró mantener el cumplimiento con las regulaciones aplicables de manera más sencilla y eficaz.
• Trazabilidad Mejorada: La capacidad de rastrear todas las muestras y resultados permitió resolver problemas de calidad con mayor rapidez y precisión.

Conclusión

En resumen, los problemas de aseguramiento de la calidad en los laboratorios pueden abordarse eficazmente mediante la implementación de un sistema de gestión de calidad y el uso de un software de gestión para el área de aseguramiento de la calidad. Estos enfoques no solo mejoran la eficiencia y la precisión, sino que también garantizan el cumplimiento normativo y la satisfacción del cliente. El caso de estudio de Difem Laboratorios demuestra cómo la adopción de Verifarma Integrated Solutions transformó sus procesos de calidad, permitiéndoles superar los desafíos comunes y establecer un entorno de trabajo más seguro y confiable. Al adoptar estas herramientas, los laboratorios pueden asegurar un alto nivel de calidad y eficiencia en sus operaciones.