5 Razones para Digitalizar la Gestión Documental en la Industria Farmacéutica: Testimonio de Laboratorios Difem.
En la industria farmacéutica, la documentación es un pilar fundamental para garantizar el cumplimiento normativo, la trazabilidad y la calidad de los productos. Sin embargo, muchas empresas aún dependen de documentos en papel, lo que genera riesgos de pérdida de información, errores y procesos ineficientes.
La digitalización de documentos no es solo una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan optimizar sus operaciones y garantizar la seguridad de sus datos. Por eso, te compartimos cinco razones clave para digitalizar la gestión documental en tu laboratorio o compañía farmacéutica.
1. Reducción de Errores y Data Integrity
El manejo manual de documentos puede generar errores en la transcripción de datos, duplicaciones o pérdida de información crítica. Además, encontrar documentos específicos en archivos físicos puede ser un proceso lento y tedioso.
Con un sistema digital:
✅ Se eliminan los errores manuales con validaciones automatizadas.
✅ Se garantiza que la última versión de cada documento esté disponible para todos los usuarios.
✅ La búsqueda de información es instantánea, optimizando el acceso a datos clave.
Felipe Martínez, Director Técnico y Sub-Gerente de Operaciones Farmacéuticas en Laboratorios Difem, nos cuenta su experiencia:
“Antes de la implementación del sistema de gestión documental, los principales desafíos que enfrentábamos eran la falta de centralización y la organización deficiente de los documentos. Usábamos Excel para registrar y almacenar información, lo que generaba versiones desactualizadas, dificultades para encontrar documentos rápidamente y un alto riesgo de errores humanos.”
Difem Laboratorios, es una de las compañías farmacéuticas más reconocidas en Chile, se dedica a la fabricación y comercialización de productos farmacéuticos para la higiene y desinfección en el mercado hospitalario. Con más de 30 años de experiencia, su compromiso con la calidad y la seguridad los llevó a digitalizar su gestión documental con el sistema DMS.
Antes de la implementación, la gestión de documentos en papel generaba demoras, errores y dificultades en la trazabilidad. Con la digitalización, lograron reducir un 90% la impresión de documentos y acelerar los tiempos de aprobación de dos semanas a solo tres días. Además, la integración con su sistema de calidad ha permitido mejorar el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa, facilitando auditorías y garantizando un acceso seguro y centralizado a la documentación.
📌 Caso de uso: Un laboratorio que implementa un gestor documental (DMS) reduce el tiempo de gestión documental y minimiza los riesgos asociados a documentos físicos.
2. Cumplimiento Normativo Simplificado
Las regulaciones farmacéuticas, como FDA 21 CFR Part 11, GMP, ISO 9001 y las normativas de ANMAT y EMA, requieren que los documentos sean auditables, accesibles y seguros.
Un sistema de gestión documental digital permite:
✅ Implementar control de versiones y trazabilidad de cambios en cada documento.
✅ Garantizar que cada documento tenga las aprobaciones necesarias antes de su uso.
✅ Facilitar auditorías con acceso rápido a la documentación requerida.
“La digitalización ha mejorado nuestro cumplimiento normativo, ya que ahora podemos garantizar que todos los documentos estén en el formato correcto, almacenados de acuerdo con las normativas vigentes y fácilmente accesibles para las auditorías. Esto facilita el seguimiento de los registros en tiempo real, mejorando la trazabilidad y la transparencia de nuestros procesos”, destaca Felipe.
🔎 ¿Sabías que? Las empresas con documentos digitales pueden responder a auditorías en minutos, mientras que aquellas con documentos en papel pueden tardar días en recopilar la información.
3. Mayor Eficiencia Operativa y Ahorro de Tiempo
Los documentos físicos requieren almacenamiento, gestión manual y revisión constante, lo que consume tiempo y recursos.
Con una solución digital:
✅ Se eliminan tiempos de búsqueda manual de documentos.
✅ Se automatizan flujos de aprobación y revisión de documentos.
✅ Se facilita el acceso a información desde cualquier dispositivo autorizado.
“La eficiencia operativa ha mejorado considerablemente. Con el sistema, los documentos son fácilmente accesibles a través de búsquedas avanzadas, y la automatización de flujos de trabajo ha permitido una gestión más ágil de las aprobaciones y revisiones”, explica Martínez.
📉 Impacto real: Empresas que digitalizan su gestión documental reducen en un 40% el tiempo dedicado a la administración de documentos.
¿Qué tan fácil es recopilar documentos para una auditoría externa?
Cuando llega el momento de una auditoría externa, uno de los mayores desafíos para los laboratorios es recopilar rápidamente la documentación solicitada. En entornos donde la gestión documental sigue siendo manual o basada en papel, este proceso puede ser lento, generar errores y dificultar la trazabilidad de los registros.
Con un sistema de gestión documental, la información está organizada, centralizada y disponible en segundos, permitiendo:
✅ Acceso instantáneo a cualquier documento solicitado por los auditores.
✅ Control de versiones y trazabilidad de modificaciones.
✅ Mayor seguridad y cumplimiento con normativas regulatorias.
✅ Reducción del tiempo de respuesta, optimizando la gestión de auditorías.
La digitalización no solo facilita el día a día, sino que también reduce el estrés y el esfuerzo operativo cuando es momento de demostrar el cumplimiento normativo. 🚀
4. Seguridad y Accesibilidad Garantizadas
Los documentos físicos son vulnerables a pérdidas, deterioro, incendios y accesos no autorizados. Un sistema digital permite proteger la información, generar backup y garantizar que solo las personas autorizadas puedan acceder a cada documento.
Beneficios clave de la digitalización:
✅ Control de accesos y permisos por usuario.
✅ Copias de seguridad automáticas para evitar la pérdida de documentos.
✅ Acceso a documentos en cualquier momento y desde cualquier ubicación.
“La seguridad ha mejorado de manera significativa. Hemos implementado controles de acceso más estrictos, lo que asegura que solo personal autorizado pueda acceder a documentos sensibles. Además, el sistema ofrece copias de seguridad automáticas y auditoría de accesos, lo que protege la información de posibles pérdidas o filtraciones”, comenta Martínez.
🔒 Dato clave:Fundamental que el proveedor cuente con una infraestructura segura y conforme a los estándares internacionales de protección de datos, asegurando la integridad y disponibilidad de la información.
5. Ahorro de Costos y Beneficio Ambiental
La gestión documental en papel implica costos asociados a impresión, insumos, almacenamiento y gestión manual. Al digitalizar los documentos:
✅ Se reducen los gastos en papel, tinta e impresión.
✅ Se optimiza el espacio de almacenamiento, eliminando archivos físicos innecesarios.
✅ Se contribuye a la sostenibilidad, reduciendo el impacto ambiental de la industria.
🌱 Ecofriendly: Al evitar la impresión de documentos innecesarios, se disminuye la tala de árboles y el consumo de recursos naturales.
Conclusión
La digitalización de documentos no solo optimiza la eficiencia operativa, sino que también mejora el cumplimiento normativo, reduce riesgos y garantiza la seguridad de la información en la industria farmacéutica.
“La digitalización es una inversión que transforma profundamente la forma en que gestionamos nuestras operaciones y cumplimos con nuestras obligaciones regulatorias. Si bien puede haber una curva de aprendizaje inicial, los beneficios a largo plazo, como la mejora en la eficiencia, reducción de errores y cumplimiento normativo, son invaluables”, concluye Martínez.
En Verifarma, ofrecemos soluciones integradas para la digitalización y gestión documental en laboratorios y compañías farmacéuticas, ayudándote a dar el siguiente paso hacia una gestión más eficiente y segura.
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