Cómo implementar un sistema de gestión de calidad sin afectar la operación diaria: Caso de éxito con Veterquimica de Chile.
La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (QMS) en un laboratorio farmacéutico o en la industria de la salud es una decisión clave para garantizar el cumplimiento normativo, mejorar la eficiencia operativa y reducir riesgos. Sin embargo, muchas empresas postergan su digitalización por temor a que el proceso impacte negativamente en la operación diaria.
Pero, ¿es posible implementar un QMS sin afectar el flujo de trabajo? La respuesta es sí, siempre que se siga un enfoque estratégico y progresivo. En esta nota, te contamos cómo hacer la transición de manera eficiente y sin interrupciones.
🔹 Los desafíos de la implementación de un QMS
Antes de adoptar un nuevo sistema, es importante comprender los principales temores y desafíos que pueden surgir en una organización:
✅ Resistencia al cambio: Muchos empleados están acostumbrados a trabajar con procesos manuales o herramientas heredadas.
✅ Curva de aprendizaje: Adoptar un nuevo sistema requiere capacitación y tiempo de adaptación.
✅ Miedo a la interrupción: Se teme que el nuevo sistema ralentice los procesos productivos.
✅ Integración con sistemas existentes: La compatibilidad con ERP, LIMS, RIMS y otras herramientas es clave.
✅ Cumplimiento normativo: Asegurar que la digitalización respete los estándares regulatorios es fundamental.
La clave está en diseñar una implementación escalonada y controlada, sin impactar la operatividad.
🔹 Veterquimica: Innovación en la Gestión de Calidad
Veterquimica es un laboratorio chileno con más de 50 años de trayectoria, dedicado a la investigación, desarrollo, producción y comercialización de productos farmacéuticos veterinarios. Con un fuerte compromiso con la calidad y la innovación, la compañía ha buscado constantemente optimizar sus procesos para garantizar el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa.
Recientemente, finalizaron la implementación del QMS, dando un paso clave en la digitalización de su gestión de calidad. Gracias a una estrategia de adopción progresiva y una capacitación continua, lograron integrar el sistema sin afectar la operación diaria, mejorando la trazabilidad documental, reduciendo tiempos en aprobaciones y optimizando su eficiencia general.
🗣️ Testimonio de Gustavo Parra, Subgerente de Calidad y Director Técnico de Veterquimica. ¿El proceso de implementación afectó la operativa diaria del área?
“No, las actividades diarias se desarrollaron en paralelo con la implementación. La gradualidad del proceso fue de gran ayuda.”
Veterquimica Chile | Avanzando en la digitalización de su gestión de calidad con la implementación de Verifarma QMS.
🔹 5 pasos para implementar un QMS sin afectar la operación
1️⃣ Diagnóstico inicial y planificación
Antes de comenzar, es clave evaluar el estado actual del laboratorio y definir objetivos claros.
📌 Acciones recomendadas:
✔ Mapear procesos críticos para identificar áreas de mejora.
✔ Definir KPIs clave para medir el impacto del QMS.
✔ Establecer un plan de implementación por etapas, priorizando áreas con mayor necesidad de digitalización.
🛠️ Herramienta recomendada: Un Software de Gestión de Calidad flexible permite definir flujos de trabajo personalizados sin interrumpir la operación.
2️⃣ Implementación progresiva (fase por fase)
El error más común es querer digitalizar todo al mismo tiempo. Para evitar problemas, lo ideal es una implementación gradual:
🚀 Fases de implementación recomendadas:
1️⃣ Digitalización de documentos y automatización de CAPAs.
2️⃣ Integración de auditorías y gestión de reclamos.
3️⃣ Implementación completa con control de cambios y gestión de riesgos.
📊 Ejemplo real:
🗣️ Gustavo Parra, Veterquimica: ¿Cómo fue el proceso de implementación del QMS en su laboratorio?
“Se realizaron capacitaciones con las áreas de calidad, quienes eran el foco principal, guiándolas en el uso de la plataforma en tiempo real para que cada usuario ejecutara sus tareas. Actualmente, estamos avanzando con la capacitación en el resto de las áreas.”
3️⃣ Capacitación y gestión del cambio
Un QMS es tan eficiente como las personas que lo usan. Para lograr una adopción exitosa, es esencial capacitar al equipo desde el inicio.
📌 Buenas prácticas para la adopción del QMS:
✅ Implementar un programa de formación con sesiones interactivas.
✅ Identificar “embajadores de calidad” dentro de cada equipo.
✅ Crear una base de conocimientos y tutoriales accesibles.
📉 Dato clave: Empresas que implementan capacitaciones estructuradas logran un 50% más de eficiencia en la adopción del sistema.
🗣️ Testimonio de Gustavo Parra: ¿Recibieron el acompañamiento necesario durante la implementación?
“Sí, contamos con acompañamiento durante todo el proceso. Nos brindaron apoyo y aclararon nuestras dudas mientras realizábamos pruebas en el entorno de testing. Luego, al entrar en el entorno productivo, tuvimos reuniones semanales de seguimiento.”
4️⃣ Integración con sistemas existentes
Un QMS debe integrarse con herramientas como ERP, LIMS y RIMS para centralizar datos sin interrumpir procesos.
🔗 Beneficios de la integración:
✅ Evita la duplicación de datos y errores manuales.
✅ Permite una trazabilidad completa en tiempo real.
✅ Mejora la eficiencia operativa al automatizar reportes.
🔍 Caso de éxito:
🗣️ Gustavo Parra, Veterquimica: ¿Qué procesos mejoraron desde la implementación del QMS?
“La gestión documental ha sido nuestro mayor beneficio en estos cuatro meses. Redujimos la impresión de documentos en un 90%, y el tiempo de espera para la firma disminuyó de dos semanas a solo tres días.”
5️⃣ Medición de resultados y mejora continua
Una vez implementado el QMS, es crucial monitorear su impacto y realizar ajustes según sea necesario.
📊 Métricas clave a evaluar:
✔️ Reducción de errores en procesos documentales.
✔️ Cumplimiento de auditorías sin observaciones.
✔️ Ahorro de tiempo en la gestión de calidad.
🔎 Consejo: Establecer un sistema de feedback con los usuarios ayuda a mejorar continuamente la herramienta.
🗣️ Testimonio de Gustavo Parra:
“En cuanto a las capacitaciones, la cantidad realizada por documento aumentó significativamente. Según nuestras estadísticas, en dos meses de uso del sistema, con 122 solicitudes generadas, el 57% de los documentos ya ha sido capacitado.”
🔹 Conclusión: Digitalizar sin interrumpir es posible
Implementar un Sistema de Gestión de Calidad no tiene por qué significar una interrupción en la operación. Con una estrategia bien definida, capacitación y una integración fluida con otros sistemas, los laboratorios pueden adoptar la digitalización de forma progresiva y eficiente.
📢 En Verifarma, ayudamos a laboratorios farmacéuticos a optimizar su gestión de calidad con soluciones QMS diseñadas para adaptarse sin fricciones a su operación.
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