La digitalización ha abierto un abanico de posibilidades para mejorar procesos en las empresas y la Gestión Documental es uno de estos procesos revolucionarios. A menudo, nos preguntamos cómo algo tan cotidiano como el manejo de documentos puede transformarse en una actividad que proporcione beneficios tangibles y mejore la eficiencia empresarial.
¿Por qué es vital la Gestión Documental en tu empresa?
La automatización de la gestión documental es un pilar dentro de cualquier estrategia de transformación digital. A continuación, exploraremos algunas de las razones esenciales por las cuales invertir en un buen sistema de gestión documental no solo optimiza operaciones sino que también impulsa el crecimiento de las compañías.
Aumento de Seguridad
Un sistema eficiente de gestión documental ofrece:
- Confidencialidad en manejo de los documentos.
- Acceso restringido para personal autorizado, garantizando la seguridad de la información.
Reducción de Costos
Invertir en un sistema de gestión documental conduce a:
- Ahorro de tiempo y recursos que pueden ser redirigidos hacia tareas de mayor valor agregado dentro de la organización.
Colaboración y Acceso Remoto
Con la implementación de la gestión documental, las empresas obtienen:
- Capacidad para que múltiples usuarios generen, editen y colaboren en documentos de manera simultánea y segura.
- Acceso descentralizado a documentos desde cualquier ubicación, facilitando el trabajo remoto.
Evitando Duplicados
A través de sistemas de gestión documental eficientes se previene:
- La incorporación y confusión generada por documentos duplicados dentro de la empresa.
¿Cómo Verifarma puede mejorar tu gestión documental?
`Verifarma Integrated Solutions` ofrece un módulo especializado en Gestión Documental que se destaca por su adaptabilidad y cumplimiento con las regulaciones internacionales más estrictas. A continuación se detallan algunas funcionalidades y beneficios que ofrece Verifarma para tu empresa:
Principales Funcionalidades
- Edición en simultáneo: Colaboración eficiente con control de versiones y generación de documentos finales para revisión.
- Almacenaje en la nube: Hasta 1 TB por usuario.
- Integración con herramientas de ofimática: Compatible con Microsoft Office 365 y Hancom Office.
- Seguridad Avanzada: Incluye encriptación SSL, firma digital, entre otras características para la confidencialidad de documentos.
Flexibilidad y Escalabilidad
- Servicio ajustado al tamaño de la empresa, con pricing por usuario.
- Implementación y soporte técnico completos proporcionados por Verifarma.
- Integración con Active Directory y otros sistemas de gestión existentes en la organización.
Conclusión
La adecuación a un sistema de Gestión Documental como el proporcionado por Verifarma se traduce en un incremento de la eficiencia, seguridad y colaboración dentro de la empresa. Con el potencial de adaptarse a estructuras de todos los tamaños y brindar una robusta seguridad en la información, la implementación de un sistema de Gestión Documental se convierte en una decisión estratégica para el desarrollo evolutivo de cualquier empresa que busque destacarse en la era digital.