Por Rodrigo López Martínez, Chief Operating Officer de Verifarma

Desde hace 13 años desde Verifarma venimos acompañando a las empresas en sus proyectos de trazabilidad. Actualmente damos servicio a más de 2.000 empresas en 20 países alrededor del mundo. En el recorrido, y desde lo personal, como Director de Operaciones, he visto diversas naturalezas de procesos ya que el mismo se compone de muchas variables, internas y externas. Esa experiencia ayuda a marcar el camino, basado principalmente en los siguientes 8 puntos que sin duda no son los únicos, pero sí los más sensibles para determinar el éxito de un proceso.

1) No perder el tiempo: Luego de la decisión sobre el proveedor, evitar demoras en comenzar a con la implementación ya que la misma implica la instalación de hardware en las líneas de producción y la configuración del software adecuado. Ambos procesos toman tiempo, y la velocidad se vuelve un diferencial en este caso ya que todos los laboratorios tienen la misma fecha para comenzar a trazar sus medicamentos. Esto implica que este sector estará estresado, con proveedores con diversas implementaciones por lo que comenzar cuanto antes es prudente.

Como es de imaginar, toda salida en productivo de una implementación tecnológica causa nerviosismos y ansiedades, y en este caso ambas sensaciones están exacerbadas ya que incumplir con la fecha estipulada por el ente sanitario implica sufrir sanciones. El tiempo prudente sería cerrar contratos lo antes posible para comenzar con el despliegue del proyecto, ya que en diciembre debe comenzar a funcionar la serialización y trazabilidad de los medicamentos.

2) Designar a un Project Manager (PM): Este proyecto debe tener un líder, que usualmente debe provenir del área de IT o de la gerencia de Calidad. En este sentido, se debe seleccionar a alguien que pueda ejercer un liderazgo fuerte. Además, debe contar con el apoyo del board y de todas las gerencias involucradas porque para poder avanzar con esta implementación se necesita del aporte de varias áreas de la compañía. Además, esa persona debe contar con ciertas habilidades vinculadas a la comunicación ya que será el interlocutor con el líder de proyecto del proveedor.

3) Involucrar a todas las áreas: No debe verse a esta implementación como un tema que solo compete al área de IT porque muchas otras áreas se encuentran impactadas como asuntos regulatorios, QA, Producción, Ingeniería, Packaging, Logística, entre otras. Vale recordar que el sistema de serialización y trazabilidad en muchos proyectos se integra con los sistemas de producción, almacén y gestión.

4) Trabajar como un solo equipo: Los colaboradores del laboratorio y del proveedor de trazabilidad deben conformar un equipo multidisciplinario de trabajo que interactúan con frecuencia. Por este motivo, la comunicación el alineaminto de expectativas y identificación resultan clave.

5) Rol de los partners: El PM del laboratorio cumple un rol fundamental, porque además de ser el interlocutor con el proveedor, también deberá conversar con los partners de su empresa, es decir, los laboratorios que fabrican para él, así como los laboratorios a los cuales les provee de productos y los operadores logísticos. Es crucial integrar los sistemas de trazabilidad de ellos, y para eso es importante lograr la interoperabilidad, algo que es posible ya que todos los sistemas deben trabajar con el estándar de serialización GS1. Es este sentido, conviene conversar con los partners lo antes posible para avanzar en la interface e integración de todos los sistemas, ya que esto es algo que toma tiempo.

6) Capacitar al equipo: Con la serialización, se rompe un paradigma. El lote de fabricación de x unidades, en términos de serialización, se transforma en x lotes de una unidad cada uno. Esto implica un cambio en el paradigma de lo que significa un lote, en particular del área logística. En este sentido, el manejo del cambio es fundamental. Por eso es importante trabajar estos temas con las áreas de Procesos y Calidad a fin de adecuar los procedimientos.

7) Seguridad informática: La información generada a partir del sistema de trazabilidad es muy sensible y valiosa. Contar con proveedores con la infraestructura que asegure la inviolabilidad e integridad de datos resulta de suma relevancia.

8) Elegir un proveedor con experiencia: Al tratarse de un proyecto de carácter regulatorio con eventuales sanciones no se puede fallar, por eso es conveniente al comparar las distintas propuestas, considerar la experiencia de cada proveedor. En este sentido, es buena idea solicitar referencias ya que en muchos países del mundo la serialización y trazabilidad están vigentes desde hace varios años y aquellos que han podido acompañar esos procesos saben cómo avanzar en este sentido gestionando muchos proyectos a la vez.